Nel capitolo 4 della nuova norma ISO 9001 – 2015, si introduce l’argomento della gestione dei rischi e si specifica che l’intera organizzazione deve determinare i rischi che possano avere qualche influenza. Nel capitolo 5 si aggiunge che l’alta Direzione deve impegnarsi affinchè questa analisi sia garantita. Dal capitolo 6 si evince che l’organizzazione è tenuta ad identificare i rischi e le opportunità e questo viene ripetuto nel capitolo 8 aggiungendo che l’organizzazione deve implementare i processi necessari per affrontare i rischi ed anche le opportunità.
Il tutto dovrà poi essere monitorato, misurato, analizzato e valutato come riporta il capitolo 9. Per finire il capitolo 10 conclude spiegando che è fondamentale che l’organizzazione migliori i propri servizi valutando ed analizzando su base continua i propri rischi.
Un buon modo di procedere a questa valutazione dei rischi e delle possibilità è l’analisi SWOT.
L’analisi SWOT è una delle metodologie più diffuse per la valutazione e l’analisi dei rischi e delle opportunità. Originariamente utilizzata in economia aziendale e poi applicata in altri ambiti, questa analisi consente di rendere sistematiche e fruibili le informazioni raccolte su un tema specifico. La quantità di dati raccolti è fondamentale per delineare le politiche e le linee di intervento.
La matrice SWOT è divisa in 4 parti, che determinano le caratteristiche di un progetto e permettono di ottenere la soluzione migliore e più equilibrata.
- Punti di forza (Strenghts)
- Punti di Debolezza (Weaknesses)
- Opportunità (Opportunities)
- Minacce (Threats)
I primi 2 elementi o punti si riferiscono alla situazione interna del progetto e possono comprendere: il patrimonio aziendale, le capacità o le risorse umane. Gli altri due analizzano il clima socio-culturale, la congiuntura economica, le minacce e le opportunità che possono derivare dall’ambiente esterno e dal futuro. Inoltre possono emergere dinamiche competitive dell’industria o dei mercati che possono rappresentare, di volta in volta, opportunità o minacce.
- Punti di forza: Sono i vantaggi che un prodotto, un servizio o un brand potrebbero avere rispetto ai concorrenti, per esempio, le caratteristiche innovative, la possibilità di migliorare nel tempo, la flessibilità, ecc.
- Punti deboli: Sono i primi ad essere individuati dai concorrenti, dunque è fondamentale prenderne coscienza e cercare soluzioni o alternative.
- Opportunità: Rappresentano le possibilità, attuali e future, di colmare le lacune, offrire soluzioni per soddisfare i bisogni e rispondere alle richieste dei clienti/consumatori.
- Minacce: Possono derivare da forti competitor, per esempio una multinazionale o da una concorrenza sleale, che offrono servizi ad un prezzo minore. Unattenta analisi può prevenire ostacoli e fallimenti.
Procedura per l’esecuzione di un analisi Swot
- Raccolta delle informazioni
Come fonti importanti per l’ottenimento delle informazioni, servono:
- Analisi dell’azienda
- Analisi del settore
- Analisi della strategia
- Analisi del mercato
- Analisi della concorrenza
2. Analisi dei punti forti e dei punti deboli (presente/interni)
Osservando la situazione momentanea (presente/interna), si possono trarre delle informazioni relative allo stato attuale ed ai fattori concorrenziali realizzati. Si cerca di creare un’immagine realistica del processo relativa ai punti forti e deboli.
3. Analisi delle opportunità e dei pericoli (futuri/esterni)
Valutando possibili sviluppi (futuri/esterni) si ottiene una descrizione degli scenari. Si prova a visualizzare il futuro considerando le opportunità ed i pericoli.
Il portfolio SWOT
Con il portfolio SWOT sono confrontati i punti forti e deboli con le opportunità ed i pericoli. Si determina dal punto di vista qualitativo la posizione di ogni punto forte e debole, di ogni opportunità e pericolo nel portfolio e la si registra.
Nei seguenti casi è necessario intervenire:
- Punto debole/minaccia Ridurre il rischio per il processo
- Punto debole/opportunità Creare nuovo potenziale
- Punto forte /opportunità Sviluppare ulteriormente i punti forti esistenti
La BQS Consulenze è a vostra completa disposizione per una consulenza mirata sul tema.